Factures et rapprochement financier

Chaque premier mercredi du mois, votre facture mensuelle sera disponible depuis votre dashboard Belorder®.

1 - Télécharger vos factures

Connectez-vous au back-office Belorder, accédez à Finance > Factures > Téléchargez votre facture.

La facture du mois est générée le premier mercredi du mois suivant.

2 - Comprendre les détails

Vos factures mensuelles sont utiles pour faire les rapprochements avec votre caisse.

Chaque facture reprend :

L'ensemble des frais associés aux transactions
Le détail des versements Belorder (payouts) effectués durant le mois
La ventilation des paiements et des titres-restaurants dématérialisés

1️⃣ Frais associés aux transactions

Sur la première page, vous trouverez l'ensemble des frais mensuels.

Le coût "Total TTC" est prélevé automatiquement à chaque transaction.

Frais de gestion : Frais de gestion que le client final paye lors de la commande sous forme de "frais de service"
Frais de paiement : Coûts relatifs aux paiements (commission d'interchange, processing fees, scheme fee, frais 3DS2 lorsque activé)
Payout service : Frais par versement unitaire des montants collectés vers votre compte en banque.
Chargeback service : Coûts pour la gestion des litiges clients (ex: carte bancaire frauduleuse)

2️⃣ Détail des versements Belorder (payouts)

Le deuxième tableau correspond aux payouts versés durant le mois pour faciliter les réconciliations avec votre caisse.

ID Transaction : numéro d'identification de la transaction
Volume CA Brut (tax incl.) : Montant brut du chiffre d'affaire réalisé durant la période du virement TTC.
Montant frais (tax incl.) : Total des frais de commandes réalisés durant la période du virement en TTC
Montant Brut (tax incl.) : Montant brut après déduction des frais de paiement en TTC
Frais payout (tax incl.) : Coût du virement vers votre compte en TTC
Montant net (tax incl.) : Montant net viré vers votre compte après déduction des frais de payout

3️⃣ V entilation des paiements.

Le dernier tableau ventile l'ensemble des transactions réalisées selon les flux empruntés.

Type : type de transaction (vente ou remboursement)
Devise : devise de paiement
Quantité : nombre de paiement effectué avec ce type de paiement
Méthode : mode de paiement
Volume brut (tax incl.) : Montant brut de la commande
Frais de gestion (tax. incl.) : Frais de gestion que les clients fanaux paient lors de la commande sous forme de "Frais de service"
Frais de paiement : Coûts relatifs aux paiements (commission d'interchange, processing fees, scheme fee, frais 3DS2 lorsque activé)
Volume net (tax incl.) : Montant net de la commande après déductions des coûts de frais de gestion et frais de paiement

3 - Faire mon rapprochement financier

⚠️ Lors de vos rapprochements financiers avec votre caisse il est important de noter les points suivants :

1️⃣ Plage de date à prendre en compte

Les payouts Belorder sont versés à J+1 par rapport à votre caisse.

Exemple : un payout le vendredi, correspondra à votre journée du mercredi.

Le premier payout du mois sur votre facture Belorder, correspond aux dernières commandes du mois précédent (selon le mois)
Le dernier payout du mois correspond aux commandes des 28 et 29 du mois en cours (selon le mois)

De ce fait, les factures Belorder ne se basent pas sur une plage stricte de date du 1er au 31 du mois, mais plutôt du 29 ou 30 du mois précédent, au 29 du mois en cours (selon le mois).

☝️ Nous recommandons donc :

d' extraire le fichier de commandes associées à votre facture.

Ce fichier recense l 'ensemble des commandes comprises dans la facture. Vous pourrez ainsi vous baser sur des dates précises pour faire votre rapprochement caisse.

Facture > Cliquez sur le bouton "Commandes"

Faire l'extraction de votre Z de caisse depuis votre logiciel de caisse,en prenant bien en compte la plage définie auparavant.
Sur le Z de caisse, prenez uniquement en compte la ligne correspondant aux transactions Belorder. Généralement, celle-ci s'appelle "Belorder"
Si vous possédez un TPE Caisse Belorder, il faudra également prendre en compte le montant associé à la ligne correspondante. Généralement, celle-ci s'appelle "CB caisse".

⚠️ En cas de doute sur les lignes à prendre en compte, nous vous invitons à vérifier la nomenclature de vos méthodes de paiements depuis les paramétrages de votre caisse. ⚠️

2️⃣ Titres-restaurants dématérialisés : bon à savoir

Le paiement des titres-restaurants dématérialisés se fait via deux flux :

Les flux Mastercard et Visa, nommés "Belorder Pay" sur votre facture

Les montants indiqués ont été versés par Belorder via les payouts directement.

Les flux Conecs nommés "Externe" sur votre facture

Les montants indiqués ont été versés par les émetteurs de titres-restaurants.

Vous pouvez retrouver ces sommes sur les dashboards des émetteurs (fréquence de versement variable selon l'émetteur).

Si vous constater encore des écarts après avoir suivi nos recommandations, faites un mail à [email protected]